Waarom SharePoint? Daarom SharePoint!
Interview met Jonathan Aafjes, functioneel applicatiebeheerder
Waarom Sharepoint?
Op een vorig project bij een grote Nederlandse bank, was de afdeling, met ongeveer 20 collega’s, teamleider en CIO, alle documentatie aan het registeren in losse Word documenten. Dit ging per mail naar de teamleider. Vervolgens werden de documenten door de teamleider per registratie in een Excel document ingevuld om er een rapport van te maken.
Dit opgeslagen rapport ging vervolgens per mail weer richting de CIO. Veel documentatie werd niet of fout geregistreerd en ontbrak hierdoor in het rapport.
Daarom SharePoint!
In overleg zijn wij gestart met het inrichten van de SharePoint omgeving met o.a. een lijst met verschillende views en formulieren. Waarom?
Het werkproces is vele malen efficiënter en kan meer kwaliteit leveren:
- Door het proces efficiënter te maken is er een lijst met specifieke rechten aangemaakt waar iedereen in kan werken.
- Meer kwaliteit leveren van door registraties van de medewerkers op de lijst, invulformulieren gemaakt met o.a. validatie – en verplichte velden. Hierdoor is de foutmarge gereduceerd.
- Voor de teamleider is er een realtime overzicht in te zien. Ik heb een specifieke view op die lijst gemaakt. Zo kon hij sneller en beter sturen over zijn team.
- Een rapportage of een KPI te creëren heb ik weer andere views aangemaakt zodat de CIO altijd een overzicht had van de stand van zaken.
De uitdaging
Offline informatie voorziening digitaliseren
De oplossing
Microsoft SharePoint in combinatie met onze slimme mensen!
Het handig gebruiken van goed gereedschap maakt het af
Om goed te kunnen werken moet men goed kunnen communiceren en samenwerken. Je wil kunnen overleggen en vergaderen, daar bijvoorbeeld notulen van maken of een presentatie houden. We moeten rapportages, documentatie en handleidingen kunnen maken. Dat allemaal ook nog veilig kunnen opslaan makkelijk terug kunnen vinden.
In dit digitale tijdperk van Cloud computing is SharePoint het gereedschap. Het is een platform om efficiënt samen te kunnen werken. Bijvoorbeeld met applicaties zoals Excel, OneNote, OneDrive, Teams, Word, PowerPoint, Forms en nog veel meer.
Het resultaat
Het resultaat door dit proces zo op deze manier te stroomlijnen resulteerde in een financieel voordeel voor de directeur, rust bij de teamleider en een grote glimlach bij iedere werknemer.