LINQED
Slimmer aanbesteden met PLANQED
EMVI-plannen schrijven met de kracht van machine learning
Sneller en eenvoudiger aanbestedingsproces
Meedoen aan een aanbesteding is een hele klus, vooral als je geen tenderspecialisten in huis hebt en het tussen de bedrijven door moet. Een mooie prijs neerzetten is nog maar het begin. Hoe maak je snel en efficiënt een overtuigend plan voor de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, een EMVI-plan dus? LINQED bedacht een uniek platform dat het binnenhalen van een tender vergemakkelijkt: PLANQED. Ditp ontwikkelde de aanbestedingssoftware, waarbij machine learning een belangrijke component is.
Meerwaarde tonen
“Bij een aanbesteding heb je met veel eisen te maken. Gaat het om een grote tender, dan zijn het er al snel meer dan duizend. In je EMVI-plan moet je laten zien wat je boven op al die eisen nog meer te bieden hebt, aan de hand van enkele criteria. Hierbij wil je voor elk criteria inzichtelijk maken welke eisen relevant zijn. Dat is veel werk en kost veel tijd. Je moet duidelijk maken dat je meerwaarde biedt en aantonen dat je kunt waarmaken wat je belooft”, zegt Reinier Alberda. Samen met zijn partner Romy Alberda richtte hij in 2023 LINQED op om organisaties in de infrastructuur- en energiesector vanuit verschillende rollen bij projecten te ondersteunen. Reinier Alberda heeft een achtergrond in engineering, terwijl Romy Alberda expert is op het gebied van contract- en tendermanagement. Recent lanceerden ze PLANQED vanuit hun startup.
Het idee achter Planqed: innovatie vanuit de praktijk
Romy had al vóór de oprichting van LINQED het idee voor een softwareapplicatie die bedrijven stap voor stap helpt in het aanbestedingsproces. “Ze was aan beide kanten betrokken geweest bij aanbestedingen en had een methodiek bedacht voor de aannemerskant, die ze ook al in de praktijk had toegepast. De focus van de methodiek ligt op hoe je als bedrijf punten scoort op kwaliteit, met een goed onderbouwd EMVI-plan. Aan de prijs kun je vaak niet zoveel doen in een tender. Vanuit LINQED hebben we haar idee verder uitgewerkt”, vertelt Reinier Alberda.
De uitdaging
De ontwikkeling van een softwaretool die ondernemers ondersteunt in het tenderproces door sneller en makkelijker een overtuigend EMVI-plan op te stellen.
De oplossing
De stapsgewijze, iteratieve ontwikkeling van aanbestedingssoftware PLANQED, op basis van een nauwe samenwerking en met behulp van innovatieve technologieën zoals machine learning.
Samenwerken met software-experts
Omdat zowel Reinier als Romy Alberda geen verstand hadden van softwareontwikkeling, schakelden ze ditp in. “We vroegen ze om eens naar ons idee te kijken en mee te denken over wat mogelijk was. Ditp begreep direct wat we wilden en dacht met ons mee. Dat gaf ons veel vertrouwen. Ook hun werkwijze sprak ons aan: heel iteratief, in kleine stappen. Op advies van ditp hebben we bijvoorbeeld eerst zelf een schetsontwerp gemaakt. Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, met zo min mogelijk klikken; dat waren onze speerpunten. Want bij aanbestedingen moet alles snel, snel, snel.”
Met het schetsontwerp op tafel werd samen gekeken naar het aanbestedingsproces. Reinier: “Hoe zit het proces in elkaar? En wat zit erachter? Op basis hiervan maakte ditp een low-fidelity design van PLANQED. Alle schermen waren zichtbaar, maar het was nog niet mogelijk om erop door te klikken. Zo wisten wij dat we op de goede weg zaten en kon ditp een nauwkeurige kostencalculatie maken. Om financiering voor de ontwikkeling van PLANQED te krijgen, hadden we een goede offerte nodig.”
Eisen aan criteria koppelen cruciaal
De volgende stap was het maken van een high-fidelity design. “Met zo’n design kun je wel door de schermen klikken, maar de programmering ontbreekt nog. Voordat je begint met coderen, moet je zeker weten dat alles klopt; anders doe je werk voor niets.” Ditp ontwikkelde daarna eerst het meest complexe onderdeel van PLANQED. “Het meest tijdsintensieve in het proces is het koppelen van de eisen van de aanbesteder aan de criteria waarop je als aannemer wordt beoordeeld, zodat je op basis daarvan een sterk EMVI-plan kunt maken. Deze koppeling moest goed werken; anders had PLANQED geen kans van slagen.”
Jouw idee, onze applicatieontwikkeling
Een omslachtig werkproces stroomlijnen? Je lokale diensten ondersteunen met een wereldwijd platform? Of je digitale klantreizen veraangenamen? Onze standaard componenten zorgen voor een snelle applicatieontwikkeling. Uitgangspunt is steeds de user story. Afhankelijk van de behoeften van gebruikers en de oplossingsrichting passen we de juiste technieken toe.
Van pdf naar bruikbare data
Vooral lastig is dat de eisen en criteria voor een aanbesteding in een pdf-bestand staan, in tabellen verspreid over verschillende pagina’s. Om de koppeling tussen gegevens te kunnen maken, moeten het datapunten worden. “Ditp heeft ervoor gezorgd dat alle eisen uit een pdf snel naar data worden omgezet. Binnen een kwartiertje heb je bijvoorbeeld een pagina met 300 eisen ingelezen in PLANQED. Wat nu bij veel bedrijven gebeurt, is dat ze de gegevens in de pdf handmatig knippen en in een Excel-document plakken. Daar zijn stagiaires een week mee bezig. Bovendien is de kans op fouten aanwezig.”
Slimme inzet machine learning
Het inlezen en converteren van de eisen in PLANQED gebeurt met machine learning. Hans Regeer, software engineer & UX-designer bij ditp en nauw betrokken bij de ontwikkeling van de aanbestedingstool, legt uit: “Bij machine learning wordt een systeem steeds slimmer naarmate het meer data gevoed krijgt. De kwaliteit is direct goed en verbetert verder door aanvulling met eigen data.”
In nog geen jaar tijd was PLANQED een feit, van de eerste verkennende gesprekken tot en met de oplevering. Bij LINQED hebben ze ondertussen de eerste pitches voor de aanbestedingstool bij potentiële klanten achter de rug. Reinier: “De reacties zijn heel positief, vooral het gebruiksgemak slaat aan. Organisaties zonder eigen tenderafdeling zien vaak veel voordelen. We hebben ook al de vraag gekregen of we een bibliotheek aan PLANQED kunnen toevoegen, om maatregelen uit je EMVI-plan en hun successcore in op te slaan, zodat je die kennis kunt gebruiken voor volgende tenders. Daarover zijn we nu met ditp in gesprek.”
Over de samenwerking met ditp zijn ze bij LINQED ontzettend tevreden. “Samen focussen op wat belangrijk is en stap voor stap toewerken naar resultaat; dat is erg prettig. We hebben samen een softwareapplicatie ontwikkeld die echt onderscheidend is. Er bestaan wel tools die in kaart brengen wat er gebeurt op tendergebied en die helpen zoeken in documenten. Maar er is geen oplossing zoals PLANQED, die bedrijven helpt bij het snel en efficiënt opstellen van hun EMVI-plannen. Samen met ditp hebben we een innovatieve oplossing neergezet.”