QUANTARIS
Notaris klaar voor toekomst met digitaal klantportaal
Eenvoudig en snel online communiceren met cliënten
Moderne uitstraling en ultiem gebruiksgemak voorop
Ook met hun notaris willen mensen snel, eenvoudig en veilig digitaal zakendoen. Via het nieuwe online communicatieplatform van Quantaris wisselen notarissen en hun cliënten berichten en stukken uit op een makkelijke, intuïtieve manier. Precies zoals tegenwoordig zo’n beetje alles ‘vanuit de broekzak’ gebeurt, van bankzaken regelen tot boodschappen doen. Met behulp van ditp werd een optimale user experience (UX) voor het communicatieplatform gecreëerd.
Overgang naar webomgeving
“Bij Quantaris bieden we al sinds 1992 software voor het notariaat; een full-service oplossing voor de automatisering van de bedrijfsprocessen. Nu is dat nog een Windows-applicatie met verschillende modules, maar we zijn bezig met de overstap naar een webomgeving. Mensen zijn vandaag de dag gewend om alles met een druk op de knop vanuit hun broekzak te regelen. In die ontwikkeling gaan we mee. Vanaf 1 januari 2025 is de online-omgeving live”, vertelt Bryan Huber, manager sales & marketing bij Quantaris. Onderdeel van de nieuwe webomgeving is een platform dat de communicatie tussen notarissen en hun cliënten vergemakkelijkt en versnelt.
De uitdaging
Een optimale gebruikerservaring creëren voor het online klantportaal dat Quantaris aan notariskantoren biedt.
De oplossing
Een iteratieve en praktische aanpak waarbij alle betrokken partijen zijn aangehaakt, met een klikbaar prototype voor een intuïtieve user interface als resultaat.
Technieken
- Figma
- Design thinking
- Prototyping
- Stakeholder reviews
Direct met klantportaal uit de voeten
Het communicatieplatform wordt binnenkort gelanceerd, voorafgaand aan de volledige webtransitie. Huber: “We zitten in de laatste testfase met het platform. Het is een klantportaal waarin notarissen en hun cliënten snel en eenvoudig berichten en stukken uitwisselen. Zo kunnen cliënten akten online inzien of kijken wanneer ze een afspraak met hun notaris hebben. Alle communicatie gaat via een beveiligd portaal en hoeft niet meer via e-mail of de telefoon.” Naast een moderne uitstraling was maximaal gebruiksgemak een uitgangspunt bij de ontwikkeling van het klantportaal. Huber: “Hoe zorgen we dat alle cliënten zonder problemen kunnen inloggen op het portaal? Dat ze direct begrijpen wat er van ze wordt verwacht? En dat ze weten waar ze moeten zijn?”
Quantaris schakelde de hulp in van ditp software om tot een optimale user experience voor het klantportaal te komen. Maar voor het zover was, moest ditp zichzelf eerst bewijzen. “We hebben ditp gevraagd te laten zien wat ze konden, door mee te werken aan de UX voor iQnote. Dat is een oplossing waarmee notarissen eenvoudig digitale gespreksnotities maken, die automatisch in een dossier worden verwerkt”, legt Huber uit. De praktische aanpak van ditp werkte overtuigend. “Gewoon doen, samen met klanten bespreken waar we willen uitkomen en beginnen met schetsen. Dat is waarom we voor ditp hebben gekozen. Het direct uitvoerende karakter maakt de samenwerking erg fijn!”
Ondersteuning nodig bij het ontwikkelen van een intuïtieve gebruikerservaring?
Bij ditp helpen we je voor een optimale gebruikersinteractie te zorgen. Het is de kern van de meeste projecten die we doen. Wij starten niet vanuit de techniek, maar kijken naar de beoogde klantreis voor je doelgroepen en hoe we die zo persoonlijk mogelijk maken. Waar wij blij van worden, is dat de applicaties die we voor je maken door je klanten en medewerkers worden omarmd.
Notariskantoren direct aangehaakt
Voor het ontwerp van de UX van het klantportaal voor notarissen werd een projectgroep samengesteld. Huber: “We zijn met een kleine club een aantal keren om de tafel gegaan. Naast twee medewerkers van ditp en ik destijds als product manager waren ook onze consultants, customer support en de directie vertegenwoordigd. Samen hebben we onze visie op het klantportaal besproken. Hoe maken we het fit for the future? En wat moeten we bij het ontwerpen van de UX aanpakken? Wat horen we bijvoorbeeld terug bij klanten en welke supportvragen krijgen we? Ook onze klanten waren vanaf het eerste moment bij de sessies aangehaakt. We hebben een vaste groep notariskantoren die regelmatig met ons meedenkt over de oplossingen van morgen.”
De schetsontwerpen voor de UX werden steeds verder door ditp aangescherpt, op basis van de feedback vanuit Quantaris en de betrokken notariskantoren. Op dezelfde iteratieve manier kwam vervolgens een klikbaar prototype voor de user interface (UI) van het klantportaal tot stand. Dit maakte ditp met Figma, een designtool speciaal voor UI’s. De betrokkenheid van klanten was ontzettend belangrijk in het ontwerpproces, stelt Huber. “Na elke sessie vroegen we om een beoordeling en waarom die hoger of lager was dan de vorige keer. Zo krijg je de echte feedback naar boven en geef je klanten een beeld van wat er allemaal komt kijken bij het bouwen van software. Waar je op moet letten en wat oplossingen duur maakt als je veel maatwerk wilt.”
Meedenken en de juiste vragen stellen
Binnen een paar maanden stond er een UI-ontwerp dat groen licht kreeg van alle partijen. Daarna ging Quantaris zelf aan het programmeren in Data flex, samen met hun IT-leverancier Data Access. Huber is heel tevreden met het resultaat. “Met ons nieuwe klantportaal zijn notariskantoren klaar voor de toekomst. Het online portaal laat zien dat ze modern zijn en hun zaken goed voor elkaar hebben. Ditp heeft een goed ontwerp neergezet voor een communicatiekanaal dat prettig in gebruik is en niet allerlei vragen van cliënten oplevert. De samenwerking met ditp was heel fijn. Relaxte mensen die meedenken, de juiste vragen stellen en aangenaam in de omgang zijn. Lekker praktisch, directe communicatie en geen gedoe: het is heel belangrijk in een partnerschap.”