FEM Systems
Gestroomlijnde hardware-uitrol aan duizenden gebruikers
Simpel en efficiënt afspraken maken met Planly
FEM Systems
Eenvoudig en snel hardware uitrollen aan honderden of zelfs duizenden gebruikers? FEM Systems vroeg ditp samen een tool te ontwikkelen om centraal afspraken in te plannen en de uitrol in goede banen te leiden. Die tool heet Planly. En het mooie is dat Planly voor nog veel meer toepassingen inzetbaar is. Van het maken van afspraken bij hybride werken tot het uitnodigen van medewerkers voor beoordelingsgesprekken.
Service van a tot z
Echte familiebedrijven, je moet ze met een lampje zoeken binnen de ICT. FEM Systems bestaat sinds 1986 en wordt gerund door CEO Bastiaan Koopman, zijn broer en zus. Ook hun vader, oprichter van het bedrijf, is nog deels van de partij. De dienstverlening van FEM Systems is breed, maar de kern is het plaatsen of vervangen van hardware bij grote organisaties. “We leveren alles wat ze nodig hebben, van a tot z. Dat gaat van het transport en de tijdelijke opslag tot het uitrollen van hardware en het installeren van software. Maar we kunnen bijvoorbeeld ook data en accounts migreren of fysieke servicedesks op de klantlocatie bieden. En is er ondersteuning nodig door professionals zoals projectmanagers of ICT-specialisten, dan detacheren wij die”, vertelt Koopman.
Heeft FEM Systems zelf niet de juiste persoon voor een detacheringsopdracht, dan wendt het bedrijf zich tot partners zoals ditp. De twee bedrijven werken al zo’n tien jaar samen op detacheringsgebied. Toen het idee ontstond om een applicatie te maken voor het uitrollen van ICT- voorzieningen aan grote groepen gebruikers, koos FEM Systems ook voor de ontwikkelexpertise van ditp. Koopman: “Detachering is natuurlijk iets anders dan softwareontwikkeling, maar de klik tussen onze bedrijven is goed. Wij zien onszelf als partner van klanten, net zoals ditp. Het contact is persoonlijk en vertrouwd. Bij ditp denken ze mee, gaan ze voor kwaliteit en hebben ze geen negen- tot-vijfmentaliteit, daarin lijken we op elkaar.” Ook de veiligheid speelde een rol bij de keuze voor ditp. “Onze klanten zijn groot en er zitten veel overheidsorganisaties tussen. Ze stellen hoge eisen aan security. ditp heeft de nodige certificaten en zorgt dat hun gegevens veilig blijven”, zegt Koopman.
Makkelijk afspraken plannen én keuzes maken
FEM Systems en ditp besloten het ontwikkeltraject voor de planningsapplicatie op gelijke voet in te gaan. “Wij hadden het idee en ditp de kennis en kunde om de tool te ontwikkelen. Dat hebben we als partners opgepakt”, vertelt Koopman. Ondertussen is het tweeënhalf jaar later en is Planly bij een flink aantal klanten van FEM Systems in gebruik. De applicatie maakt het mogelijk om centraal afspraken in te plannen met medewerkers voor het vervangen of het uitleveren van hardware – ook compleet met software of andere opties. Koopman: “Planly is heel makkelijk in gebruik. Mensen krijgen automatisch een e-mail waarin ze een tijdslot en locatie kunnen opgeven. Daarbij houdt Planly rekening met hun beschikbaarheid. Maar ze kunnen ook allerlei keuzes aangeven, bijvoorbeeld of ze een tas willen bij hun nieuwe laptop. Zo weet een klant precies wat hij aan artikelen moet bestellen.”
Aan de ontwikkeling van Planly werd en wordt veel aandacht besteed. Koopman: “We breiden de toepassing steeds verder uit, op basis van ideeën die we opdoen bij klanten. Zo wilde een van hen wekelijkse managementrapportages over de voortgang van de uitrol. Met zo’n verzoek gaat ditp aan de slag. In hun testomgeving kunnen we nieuwe functionaliteit in de praktijk zien en uitproberen”, zegt Koopman. Soms wordt er in het belang van de klant ook besloten om iets niet te doen. “Samen met ditp wegen we de voors en de tegens. Als je bijvoorbeeld gebruikers zelf een afspraak laat intrekken, krijg je dat mensen op zondag een afspraak voor maandag afzeggen als ze geen zin hebben. Dat moet je dus niet te makkelijk maken”, aldus Koopman.
De uitdaging
Snel en eenvoudig afspraken maken met grote aantallen gebruikers.
De oplossing
Een gebruiksvriendelijke tool in de corporate huisstijl voor het centraal plannen van afspraken.
Technieken
Angular
Java
DevOps
AWS
Makkelijk afspraken plannen én keuzes maken
FEM Systems en ditp besloten het ontwikkeltraject voor de planningsapplicatie op gelijke voet in te gaan. “Wij hadden het idee en ditp de kennis en kunde om de tool te ontwikkelen. Dat hebben we als partners opgepakt”, vertelt Koopman. Ondertussen is het tweeënhalf jaar later en is Planly bij een flink aantal klanten van FEM Systems in gebruik. De applicatie maakt het mogelijk om centraal afspraken in te plannen met medewerkers voor het vervangen of het uitleveren van hardware – ook compleet met software of andere opties. Koopman: “Planly is heel makkelijk in gebruik. Mensen krijgen automatisch een e-mail waarin ze een tijdslot en locatie kunnen opgeven. Daarbij houdt Planly rekening met hun beschikbaarheid. Maar ze kunnen ook allerlei keuzes aangeven, bijvoorbeeld of ze een tas willen bij hun nieuwe laptop. Zo weet een klant precies wat hij aan artikelen moet bestellen.”
Aan de ontwikkeling van Planly werd en wordt veel aandacht besteed. Koopman: “We breiden de toepassing steeds verder uit, op basis van ideeën die we opdoen bij klanten. Zo wilde een van hen wekelijkse managementrapportages over de voortgang van de uitrol. Met zo’n verzoek gaat ditp aan de slag. In hun testomgeving kunnen we nieuwe functionaliteit in de praktijk zien en uitproberen”, zegt Koopman. Soms wordt er in het belang van de klant ook besloten om iets niet te doen. “Samen met ditp wegen we de voors en de tegens. Als je bijvoorbeeld gebruikers zelf een afspraak laat intrekken, krijg je dat mensen op zondag een afspraak voor maandag afzeggen als ze geen zin hebben. Dat moet je dus niet te makkelijk maken”, aldus Koopman.
Ontwikkelen vanuit de kracht van samenwerken
Inlevingsvermogen is een van de de belangrijkste factoren bij een succesvol ontwikkeltraject. Een ontwikkelteam moet zich volledig kunnen verplaatsen in jouw werkveld.
Pas dan kunnen we samen ontdekken hoe we problemen kunnen oplossen en waar interessante perspectieven liggen. Als dat helder is, hebben wij de technische expertise.
In eigen, vertrouwde huisstijl
Aanpassingen van Planly moeten voor alle klanten meerwaarde hebben, stelt Koopman. “Keep it simple, dat is ons uitgangspunt. Hoe ingewikkelder je een applicatie maakt, hoe groter de kans op storingen. Dus we gaan niet voor allerlei exotische knopjes.” Planly voelt helemaal eigen aan voor medewerkers van een organisatie. Koopman: “Het uiterlijk is gebaseerd op de huisstijl van een klant en dat geldt ook voor de toon van de e-mails. De ene wil een informele tekst, de andere niet.” Kiest een klant na een demo en een proefaccount voor Planly, dan heeft deze drie opties. “Ze kunnen de applicatie zelf inrichten, wij helpen op onderdelen, bijvoorbeeld bij het opzetten van de communicatie of de indeling in tijdslots, of we nemen ze alles uit handen”, zegt Koopman.
FEM Systems en ditp zijn nu ook bezig om Planly voor andere doeleinden in te zetten. Koopman: “Denk bijvoorbeeld aan het uitnodigen van medewerkers voor beoordelingsgesprekken. Met Planly kun je dat georganiseerd doen, terwijl je mensen zelf laat kiezen wanneer ze het gesprek hebben.” Ook bij hybride werken biedt de applicatie uitkomst. “Stel, je gaat van vier gebouwen naar één gebouw. Dan moet je goed plannen wie op welk dagdeel aanwezig is. Met Planly kunnen medewerkers dat zelfstandig doen”, legt Koopman uit. Planly blijft in ontwikkeling, stelt hij. “We gaan mee met de tijd. Samen met ditp passen we de applicatie snel aan en brengen we veranderingen naar de markt. Naast dagelijks contact over lopende zaken, zitten we elke paar maanden bij elkaar om te bespreken wat we hebben gedaan en wat nog leuk is om te doen. We kunnen erg goed samen schakelen.”