Bibliotheek Kennemerwaard
Eenvoudig data registreren, analyseren en exporteren
Prognoses maken, data beheren en rapporten exporteren via Excel? Dat is verleden tijd met ORI.
Bibliotheek Kennemerwaard
Bibliotheek Kennemerwaard heeft een grote maatschappelijke en educatieve functie. Naast de boekenuitleen maakt de organisatie achter de bibliotheek zich sterk voor het stimuleren, faciliteren en ondersteunen van individuen en groepen in de samenleving.
Binnen Bibliotheek Kennemerwaard worden er verschillende activiteiten aangeboden. De organisatie is ontstaan uit een fusie van vier gemeenten en omvat in totaal 16 bibliotheken/vestigingen. In samenwerking met deze gemeenten en maar liefst 150 externe partners, waaronder scholen, welzijnsorganisaties en culturele instellingen, worden er tal van activiteiten georganiseerd. Denk hierbij aan taal- en leeslessen, lezingen en digitale workshops voor zowel kinderen als volwassenen.
Efficiënt data registreren, evalueren en delen van resultaten
Daarnaast wordt ook individuele en maatschappelijke ondersteuning geboden in de vorm van sollicitatietraining, inloopspreekuren, het taalhuis en nog veel meer. De consulenten binnen de organisatie zijn verantwoordelijk voor het registreren van alle activiteiten en feedback. De MT leden verzamelen vervolgens de data en vertalen het met excel overzichten naar totaalcijfers en resultaten.
Op basis van deze cijfers moeten programmaregisseurs en consulenten vervolgens prognoses kunnen maken. Daarbij bespreken zij de resultaten: zijn de doelen behaald, en wat kan er verbeterd worden? Deze uitkomsten worden vervolgens gedeeld met gemeenten ter verantwoording en voor het verkrijgen van subsidies.
Marjan Oosterhof, Adviseur Kwaliteitszorg bij bibliotheek Kennemerwaard, is ruim dertig jaar actief binnen de bibliotheken. Sinds twee jaar is zij degene die, samen met ditp, het noteren en registreren van alle activiteiten en resultaten binnen het geautomatiseerd registratiesysteem ORI verder doorontwikkeld.
Op maat gemaakte registratieoplossing voor bibliotheken
Ditp heeft samen met een andere bibliotheek in Nederland ORI opgezet. Dit Online Registratie Instrument (ORI) is speciaal ontwikkeld voor bibliotheken en richt zich op het verzamelen van activiteiten en resultaten. Bovendien kan iedere medewerker stap voor stap in het systeem nodige data registreren.
“De versie van ORI, die ditp eerder ontwikkelde voor een andere bibliotheek, werkte voor ons niet optimaal. Gelukkig is het systeem zo opgezet dat wij met die basis zijn gestart en vanuit daar vervolgens aanpassingen hebben doorgevoerd die voor ons effectief zijn”.
Doorlopende ontwikkeling van ORI
“Ik ben samen met Peter aan de slag gegaan om het systeem verder door te ontwikkelen, specifiek met oog op onze organisatie. Dit is dan ook een doorlopend proces. ORI is nu een jaar actief binnen onze organisatie en we blijven aanpassingen doorvoeren. Voor de consulenten is het nu overzichtelijker en makkelijker om alles bij te kunnen houden.
Bovendien kunnen we nu veel meer informatie uit de resultaten halen en rapporten exporteren. Wij dienen gemeenten te voorzien van overzichten over onze resultaten binnen de wettelijke kernfuncties. Deze overzichten worden eveneens gebruikt voor de landelijke benchmarking van bibliotheken. Dankzij ORI kunnnen we deze gegevens goed bijhouden en het overzicht bewaren.”
Marjan staat als spil tussen de consulenten van Bibliotheek Kennemerwaard en de developers van ditp. Haar taak is om de vertaalslag tussen beide partijen te maken en ervoor te zorgen dat de digitale processen vlekkeloos doorlopen.
De uitdaging
Excel lijsten beheren met veel data is een tijdrovende klus. Het wordt chaotisch en foutgevoelig wanneer verschillende afdelingen of medewerkers resultaten in meerdere Excel-lijsten moeten registreren.
Daarnaast wil je de resultaten eenvoudig kunnen analyseren om prognoses te maken en je doelen te bepalen.
De oplossing
Met ORI log je eenvoudig in op je persoonlijke ORI-systeem. Alle medewerkers registreren precies wat de organisatie van hen verlangt. Is iets niet ingevuld? Dan ontvang je een herinnering. We kunnen het precies inrichten naar behoeften van jouw bedrijf.
Met standaardmodules bouwen we ORI op tot het meest gebruikte systeem binnen jouw organisatie.
Technieken
PHP
Laravel
AlpineJS
TailwindCSS
DevOps
De krachtige combinatie van standaard en maatwerk
ORI is geen standaardpakket maar ook geen 100% maatwerk. ORI is een online registratie systeem die met verschillende standaard modules geoptimaliseerd kan worden naar de wensen van jouw organisatie.
Omdat meerdere organisaties ORI gebruiken, met ieder hun eigen behoeften, blijven de modules zich ontwikkelen en kun jij ORI opbouwen met de onderdelen die voor jou werken. Zo geniet je van een systeem dat matcht met alles wat je moet registreren om werkprocessen te optimaliseren en te verbeteren.
De samenwerking met ditp
“Ik heb altijd contact met dezelfde persoon bij ditp. De samenwerking met ditp is flexibel, er zijn korte lijnen, het contact is persoonlijk en snel. Ze behandelen je hier als een persoon, niet als een nummer. Bij ditp luisteren ze naar onze uitdagingen en stellen vragen om de juiste oplossingen te vinden en aan te bieden. Persoonlijk contact en maatwerk is een toegevoegde waarde binnen onze samenwerking.”
“We zijn een grote en complexe organisatie betreffende registreren van gegevens en dit hadden wij met een standaardpakket nooit kunnen verwezenlijken. Ik raad ORI ook zeker aan andere bibliotheken aan. Wanneer meerdere bibliotheken hiermee gaan werken wordt ORI nog meer geoptimaliseerd en kunnen alle gebruikers daarvan mee profiteren”.
Wil je meer weten over ORI?
Mailen medewerkers binnen de organisatie nog veel Excel-lijsten heen en weer? Zijn er verschillende vestigingen of medewerkers op externe locaties die veel data moeten registreren? Met ORI beheer je alle data, prognoses, resultaten en rapporten eenvoudig op één plek. Wij bieden geen standaardpakket met onnodige en ingewikkelde opties binnen het systeem.
Wij zorgen ervoor dat ORI precies is wat jouw organisatie nodig heeft. Samen optimaliseren we ORI zodat het voldoet aan de wensen en behoeften van jouw organisatie. Wil jij meer weten over ORI?