Bibliotheek Kennemerwaard
Prognoses maken, data beheren en rapporten exporteren via Excel? Dat is verleden tijd.
Bibliotheek Kennemerwaard
Bibliotheek Kennemerwaard heeft een grote maatschappelijke en educatieve functie. Naast de boekenuitleen maakt de organisatie achter de bibliotheek zich sterk voor het stimuleren, faciliteren en ondersteunen van individuen en groepen in de samenleving.
Binnen Bibliotheek Kennemerwaard worden er verschillende activiteiten aangeboden. De organisatie is gefuseerd vanuit 4 gemeenten met totaal 16 bibliotheken/vestigingen. Binnen deze groep organiseren zij in samenwerking met de gemeenten en 150 externe partners zoals o.a scholen, gemeenten, welzijnswerk en culturele instellingen allerlei activiteiten waaronder taal- en leeslessen, lezingen en digitale workshops voor zowel kinderen als volwassenen.
Ook individuele en maatschappelijke ondersteuning wordt gegeven in de vorm van sollicitatietraining, inloopspreekuren, taalhuis en nog veel meer. De consulenten binnen de organisatie zijn verantwoordelijk voor het registreren van alle activiteiten en feedback. De MT leden verzamelen de data en vertalen het met excel overzichten naar totaalcijfers en resultaten. Programma regisseurs en consulenten moeten vervolgens prognoses kunnen maken. De resultaten bespreken, zijn de doelen behaald en wat kan er verbeterd worden. Deze resultaten worden vervolgens gedeeld met gemeenten voor verantwoording en het verkrijgen van subsidies.
Marjan Oosterhof, Adviseur Kwaliteitszorg bij bibliotheek Kennemerwaard is ruim dertig jaar actief binnen de bibliotheken en sinds twee jaar degene die samen met ditp het noteren en registreren van alle activiteiten en resultaten binnen het geautomatiseerd registratiesysteem ORI doorontwikkeld.
De oplossing
Ditp heeft in samenwerking met een andere bibliotheek in Nederland ORI opgezet. ORI staat voor Online Registratie Instrument. ORI is speciaal ontwikkeld voor bibliotheken en gericht op het verzamelen van activiteiten en resultaten. Iedere medewerker kan stap voor stap in het systeem het nodige registreren. “De versie van ORI die ditp al had ontwikkeld voor een andere bibliotheek werkte voor ons niet optimaal. Gelukkig is het systeem zo opgezet dat wij met die basis zijn gestart en daar vanuit aanpassingen hebben doorgevoerd die voor ons effectief zijn“.
“Ik ben samen met Peter aan de slag gegaan om het systeem door te ontwikkelen, specifiek met oog op onze organisatie en dit is een doorlopend proces. ORI is nu een jaar actief binnen onze organisatie en we blijven aanpassingen doorvoeren. Voor de consulenten is het nu overzichtelijker en makkelijker om alles bij te kunnen houden. We kunnen veel meer informatie uit de resultaten halen en rapporten exporteren. Wij dienen gemeenten te voorzien van overzichten over onze resultaten binnen de wettelijke kernfuncties. Deze worden ook gebruikt voor landelijke benchmarking van bibliotheken. Met behulp van ORI kunnen we het goed bijhouden en het overzicht bewaren“.
Marjan staat als spil tussen de consulenten van Bibliotheek Kennemerwaard en de developers van ditp. Het is haar taak de vertaalslag tussen beide partijen te maken en ervoor te zorgen dat digitale processen vlekkeloos door lopen.
De uitdaging
Excel lijsten beheren met veel data is een tijdrovende klus. Verschillende afdelingen of medewerkers die resultaten in meerdere excel lijsten moeten registreren wordt chaotisch en foutgevoelig. Bovendien wil je eenvoudig de resultaten kunnen analyseren om prognoses te maken en je doelen te bepalen.
De oplossing
Met ORI log je eenvoudig in binnen jouw persoonlijke ORI systeem. Alle medewerkers registeren exact wat de organisatie van hen verlangt. Niet ingevuld? Dan ontvang je een herinnering. Of niet. We kunnen het precies inrichten naar behoeften van jouw bedrijf. Met standaard modules bouwen we ORI op tot het meest gebruikte systeem binnen jouw organisatie.
Technieken
PHP
Laravel
AlpineJS
TailwindCSS
DevOps
De krachtige combinatie van standaard en maatwerk
ORI is geen standaardpakket maar ook geen 100% maatwerk. ORI is een online registratie systeem die met verschillende standaard modules geoptimaliseerd kan worden naar de wensen van jouw organisatie. Omdat ORI door meerdere organisaties wordt gebruikt, met ieder andere behoeften, blijven de modules in ontwikkeling en kun jij ORI opbouwen met de onderdelen die voor jou werken. Zo geniet je van een systeem die matched met alles wat er registreert moet worden om werkprocessen te optimaliseren en verbeteren.
De samenwerking met ditp
“Ik heb altijd contact met dezelfde persoon bij ditp. De samenwerking met ditp is flexibel, er zijn korte lijnen, het contact is persoonlijk en snel. Je wordt niet behandeld als een nummer. Bij ditp luisteren ze naar onze uitdagingen en stellen vragen om de juiste oplossingen te vinden en aan te bieden. Persoonlijk contact en maatwerk is een toegevoegde waarde binnen onze samenwerking.”
“We zijn een grote en complexe organisatie betreffende registreren van gegevens en dit hadden wij met een standaardpakket nooit kunnen verwezenlijken. Ik raad ORI ook zeker aan andere bibliotheken aan. Wanneer meerdere bibliotheken hiermee gaan werken wordt ORI nog meer geoptimaliseerd en kunnen alle gebruikers daarvan mee profiteren”.
Wil je meer weten over ORI?
Worden er binnen de organisatie nog veel Excel-lijsten heen en weer gemaild? Zijn er verschillende vestigingen of medewerkers op externe locaties die veel data moeten registreren? Met ORI heb je een registratiesysteem waarmee je alle data, prognoses, resultaten en rapporten eenvoudig op één plek kunt beheren. Wij bieden geen standaardpakket met onnodige en ingewikkelde opties binnen het systeem.
Wij zorgen ervoor dat ORI precies is wat jouw organisatie nodig heeft. Samen gaan we ORI optimaliseren om het aan de wensen en behoeftes van jouw organisatie te voldoen. Wil jij meer weten over ORI?